Datenschutz Grundverordnung (DS-GVO) - Informationen für Lieferanten

Information über die Verarbeitung von personenbezogenen Daten nach Art. 13, 14 und 21 Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) für Lieferanten

Lieber Geschäftspartner,

hiermit möchten wir Sie über die Verarbeitung von personenbezogenen Daten durch uns sowie über die damit verbundenen datenschutzrechtlichen Rechte informieren.



1.    Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen und des Datenschutzbeauftragten

Ratioparts-Ersatzteile-Vertriebs GmbH

Kai Zißler
Barentsstrasse 17
53881 Euskirchen

Telefon Festnetz (allgemein): +49 2251-650-0
Mail-Adresse (allgemein): verkauf@ratioparts.de

Der Datenschutzbeauftragte ist wie folgt zu erreichen:

Digital Compliance Consulting GmbH
Telefon (Festnetz): +49 2421-5559333


2.    Herkunft der personenbezogenen Daten

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung von Ihnen erhalten. 

Zudem verarbeitet wir – soweit für die (Erbringung der Dienstleistung/ Vertrags-erfüllung) Ihnen gegenüber erforderlich – personenbezogene Daten, die wir von anderen Unternehmen (z. B Transportdienstleister, Vermittlungsagenturen/Wiederverkäufer) oder von sonstigen Dritten (z.B. SCHUFA, Wirtschaftsauskunfteien) zulässigerweise (z.B. zur Ausführung von Aufträgen, zur Erfüllung von Verträgen oder aufgrund von Ihnen erteilten Einwilligungen) erhalten bzw. erhalten haben.

Möglicherweise verarbeiten wir personenbezogene Daten, die wir aus zugänglichen Quellen (z.B. Handels- und Vereinsregister, Presse, Medien) zulässigerweise gewonnen haben.


3.    Kategorien der personenbezogenen Daten

Wir verarbeiten die folgenden Kategorien personenbezogener Daten:

· Kontaktdaten (z. B. Name, Adresse, Telefonnummer, Faxnummer, Mail-Adresse)
· Daten zur Lieferantenverwaltung (z. B. Lieferantennummer, Kreditorennummer)
· Auftragsdaten (z.B. Lieferauftrag)
· Zahlungsdaten (z. B. Bankverbindung)
· Daten aus der Erfüllung unserer vertraglichen Verpflichtung
· Dokumentationsdaten (z. B. Daten aus Beratungs- und Servicegesprächen)  


4.    Zwecke und Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung personenbezogener Daten

Wir verarbeiten personenbezogene Daten auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 S. 1 Buchstabe b DS-GVO. Die Verarbeitung dient der Durchführung unserer Verträge oder vorvertraglichen Maßnahmen mit Ihnen und der Ausführung von Aufträgen, sowie aller für den Betrieb und die Verwaltung unseres Unternehmens erforderlichen Tätigkeiten. Details zum Zweck der Datenverarbeitung können Sie den jeweiligen Vertragsunterlagen und unseren Allgemeinen Geschäftsbedingungen entnehmen.

Über die eigentliche Erfüllung des Vertrages hinaus verarbeiten wir personenbezogene Daten nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 Buchstabe f DS-GVO. Dies ist zulässig, soweit die Verarbeitung zur Wahrung unserer berechtigten Interessen oder der eines Dritten erforderlich ist, sofern nicht Ihre Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten überwiegen, die den Schutz personenbezogener Daten erfordern.
Ein solches berechtigtes Interesse besteht beispielsweise bei:

· Durchführung der Zahlungsverarbeitung über externe Dienstleister
· Konsultation von und Datenaustausch mit Wirtschaftsauskunfteien (z.B. SCHUFA) zur Ermittlung von Ausfallrisiken bei konkreten Geschäftsvorfällen
· Prüfung und Optimierung von Verfahren zur Bedarfsanalyse und direkten Kundenansprachen
· Für Markt- und Meinungsumfragen
· Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten
· Gewährleistung der IT-Sicherheit und des IT-Betriebs des Unternehmens

Soweit Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke gegeben haben (z.B. Kommunikation, Durchführung von Lieferantenbefragungen) ist die Rechtmäßigkeit dieser Verarbeitung auf Basis Ihrer Einwilligung gegeben (Art. 6 Abs. 1 S. 1 Buchstabe a DS-GVO). Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden. Bitte beachten Sie, dass der Widerruf erst für die Zukunft wirksam werden kann. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen.

Außerdem verarbeiten wir nach Art. 6 Abs. 1 Buchstabe c DS-GVO personenbezogene Daten, soweit dies für die Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen, denen wir als Unternehmen unterliegen, erforderlich ist. Zu den Zwecken der Verarbeitung gehören z. B. handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten nach § 257 Handelsgesetzbuch (HGB) und § 147 Abgabenordnung (AO).Bitte beachten Sie: 
Informationen über die Verarbeitung von personenbezogenen Daten nach Art. 13, 14 DS-GVO beim Besuch unserer Webseiten und des Webshops finden Sie in der dort zur Verfügung gestellten Datenschutzerklärung.


5.    Empfänger der Daten oder Kategorien der Empfänger

Innerhalb unserer Unternehmensgruppe erhalten diejenigen Stellen Zugriff auf Ihre Daten, die diese zur Erfüllung der vertraglichen (und gesetzlichen) Pflichten der benötigen.

Darüber hinaus können wir Ihre personenbezogenen Daten an weitere Empfänger außerhalb des Unternehmens weitergeben, soweit dies zur Erfüllung der vertraglichen und gesetzlichen Pflichten erforderlich ist. Dies können z. B. sein:

· Anwälte zur Klärung von Ansprüchen oder Beschuldigungen
· Steuerberater und Wirtschaftsprüfer
· Auftragsverarbeiter


6.    Dauer der Speicherung und Kriterien für die Festlegung der Speicherdauer

Soweit erforderlich, verarbeiten und speichern wir personenbezogene Daten für die Dauer unserer Geschäftsbeziehung. Dies umfasst auch die Anbahnung und die Abwicklung eines Vertrages, sowie Gewährleistungs- und Garantieansprüche.

Zudem speichern wir personenbezogene Daten, soweit wir dazu gesetzlich verpflichtet sind. Entsprechende Nachweis- und Aufbewahrungspflichten ergeben sich aus dem Handelsgesetzbuch und der Abgabenordnung. Die dort vorgegebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation betragen (6) Jahre gemäß handelsrechtlichen Vorgaben nach § 257 HGB und bis zu (10) Jahre aufgrund steuerlicher Vorgaben nach § 147 AO.


7.    Betroffenenrechte und Beschwerderecht

Sie haben nach Maßgabe des Art. 15 DS-GVO das Recht, Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten zu erhalten. Sollten unrichtige personenbezogene Daten verarbeitet worden sein, steht Ihnen gemäß Art. 16 DS-GVO ein Recht auf Berichtigung zu.

Liegen die gesetzlichen Voraussetzungen vor, so können Sie die Löschung gemäß Art. 17 DS-GVO oder die Einschränkung der Verarbeitung gemäß Art. 18 DS-GVO verlangen. 

Nach Art. 20 DS-GVO können Sie bei Daten, die auf der Grundlage Ihrer Einwilligung oder eines Vertrages von Ihnen automatisiert verarbeitet werden, das Recht auf Datenübertragbarkeit geltend machen.

Zusätzlich haben Sie das Recht nach Art. 21 DS-GVO Widerspruch gegen die Datenverarbeitung einzulegen. In diesem Falls haben Sie das Recht aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 S. 1 Buchstabe f DS-GVO (Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Interessenabwägung) erfolgt, Widerspruch einzulegen. 

Legen Sie Widerspruch ein werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, es liegen zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisbar vor, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Diese Rechte können Sie direkt beim Verantwortlichen formlos geltend machen und sollte möglichst gerichtet werden an: 


Wenn Sie der Auffassung sind, dass eine Datenverarbeitung gegen Datenschutzrecht verstößt, haben Sie das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Die für uns zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde erreichen Sie unter folgenden Kontaktdaten:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
Postfach 20 04 44
40102 Düsseldorf
Tel.: +49 211 38424-0
Fax: +49 211 3824-10


8.    Freiwilligkeit oder Verpflichtung zur Bereitstellung der Daten

Für den Vertragsabschluss ist es erforderlich, dass Sie uns alle zur Durchführung des Vertrages notwendigen Informationen bereitstellen. Ohne diese Informationen (welche auch personenbezogene Daten beinhalten können) werden wir in der Regel den Abschluss des Vertrages ablehnen müssen oder einen bestehenden Vertrag nicht mehr durchführen können und ggf. beenden müssen.


9.       Hinweise auf das Bestehen einer automatischen Entscheidung einschließlich Profiling

Es findet weder eine automatisierte Entscheidungsfindung noch ein Profiling statt.


10.     Übermittlung von Daten in ein Drittland

Wir geben u.a. im Rahmen von folgenden Verarbeitungstätigkeiten: Kundenstammdatenverwaltung, Kontaktdatenverwaltung, Kundenkommunikation, Kundenbeziehungsmanagement, Kundenbindungsmanagement, Kundenschulungen, Anfragen-, Angebots- und Auftragsmanagement, Kommissionierung, Auslieferungsmanagement, Reklamations- und Beschwerdebearbeitung, Teamviewer, E-Mail Kommunikation, personenbezogene Daten nach Tschechien, Ungarn, Österreich bzw. weitere Drittländer (weltweit) weiter.

Innerhalb unserer Unternehmensgruppe haben alle an diesen Verarbeitungstätigkeiten beteiligten Unternehmen einen Rahmenvertrag (Inter Company Contract) unterzeichnet. Darin sind neben den Regelungen bzgl. gegenseitiger Auftragsverarbeitungen gemäß Art. 28 DS-GVO sowie möglichen gemeinsamen Verantwortungen gemäß Art. 26 DS-GVO auch die Voraussetzungen für eine Datenübermittlung in Drittländer (EU Standardvertragsklausel gemäß Art. 44 ff. DS-GVO) vereinbart.

Sofern Sie hierzu nähere Informationen wünschen, wenden Sie sich bitte an den Verantwortlichen. Ihre Anfrage sollte möglichst gerichtet werden an: 

______________________________________
Änderungshistorie/Fortschreibung:
V 1.0 / 2020 – 04. Mai 2020: Erstveröffentlichung