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    • Datenschutz Grundverordnung (DS-GVO) - Informationen für Lieferanten

    Information über die Verarbeitung personenbezogener Daten nach Art. 13, 14 und 21 Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) für Lieferanten

    Lieber Geschäftspartner,

    hiermit möchten wir Sie über die Verarbeitung personenbezogener Daten durch uns sowie über die damit verbundenen datenschutzrechtlichen Rechte informieren.

    1. Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen und des Datenschutzbeauftragten

    Ratioparts-Ersatzteile-Vertriebs GmbH
    Markus Linder
    Barentsstrasse 17
    53881 Euskirchen

    Telefon (Festnetz, allgemein): +49 2251-650-0
    E-Mail (allgemein): verkauf@ratioparts.de

    Der Datenschutzbeauftragte ist wie folgt zu erreichen:

    Digital Compliance Consulting GmbH
    Telefon (Festnetz): +49 2421-5559333
    E-Mail: datenschutz@digital-compliance-consulting.com

    2. Herkunft der personenbezogenen Daten

    Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung von Ihnen erhalten.

    Zudem verarbeiten wir – soweit dies für die Erbringung der Dienstleistung bzw. Vertragserfüllung Ihnen gegenüber erforderlich ist – personenbezogene Daten, die wir von anderen Unternehmen (z. B. Transportdienstleistern, Vermittlungsagenturen/Wiederverkäufern) oder von sonstigen Dritten (z. B. SCHUFA, Wirtschaftsauskunfteien) zulässigerweise erhalten bzw. erhalten haben, beispielsweise zur Ausführung von Aufträgen, zur Erfüllung von Verträgen oder aufgrund von Ihnen erteilten Einwilligungen.

    Möglicherweise verarbeiten wir personenbezogene Daten, die wir aus zugänglichen Quellen (z. B. Handels- und Vereinsregister, Presse, Medien) zulässigerweise gewonnen haben.

    3. Kategorien der personenbezogenen Daten

    Wir verarbeiten die folgenden Kategorien personenbezogener Daten:

    • Kontaktdaten (z. B. Name, Adresse, Telefonnummer, Faxnummer, E-Mail-Adresse)

    • Daten zur Lieferantenverwaltung (z. B. Lieferantennummer, Kreditorennummer)

    • Auftragsdaten (z. B. Lieferauftrag)

    • Zahlungsdaten (z. B. Bankverbindung)

    • Daten aus der Erfüllung unserer vertraglichen Verpflichtungen

    • Dokumentationsdaten (z. B. Daten aus Beratungs- und Servicegesprächen)

    4. Zwecke und Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung personenbezogener Daten

    Wir verarbeiten personenbezogene Daten auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 S. 1 Buchstabe b DS-GVO. Die Verarbeitung dient der Durchführung unserer Verträge oder vorvertraglicher Maßnahmen mit Ihnen und der Ausführung von Aufträgen sowie aller für den Betrieb und die Verwaltung unseres Unternehmens erforderlichen Tätigkeiten. Details zum Zweck der Datenverarbeitung können Sie den jeweiligen Vertragsunterlagen und unseren Allgemeinen Geschäftsbedingungen entnehmen.

    Über die eigentliche Erfüllung des Vertrages hinaus verarbeiten wir personenbezogene Daten nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 Buchstabe f DS-GVO. Dies ist zulässig, soweit die Verarbeitung zur Wahrung unserer berechtigten Interessen oder der Interessen eines Dritten erforderlich ist, sofern nicht Ihre Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten überwiegen, die den Schutz personenbezogener Daten erfordern.

    Ein solches berechtigtes Interesse besteht beispielsweise bei:

    • Durchführung der Zahlungsverarbeitung über externe Dienstleister

    • Konsultation von und Datenaustausch mit Wirtschaftsauskunfteien (z. B. SCHUFA) zur Ermittlung von Ausfallrisiken bei konkreten Geschäftsvorfällen

    • Prüfung und Optimierung von Verfahren zur Bedarfsanalyse und direkten Kundenansprache

    • Durchführung von Markt- und Meinungsumfragen

    • Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten

    • Gewährleistung der IT-Sicherheit und des IT-Betriebs des Unternehmens

    Soweit Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke gegeben haben (z. B. Kommunikation, Durchführung von Lieferantenbefragungen), ist die Rechtmäßigkeit dieser Verarbeitung auf Basis Ihrer Einwilligung gegeben (Art. 6 Abs. 1 S. 1 Buchstabe a DS-GVO). Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden. Bitte beachten Sie, dass der Widerruf erst für die Zukunft wirksam werden kann. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen.

    Außerdem verarbeiten wir nach Art. 6 Abs. 1 Buchstabe c DS-GVO personenbezogene Daten, soweit dies für die Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen, denen wir als Unternehmen unterliegen, erforderlich ist. Zu den Zwecken der Verarbeitung gehören z. B. handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten nach § 257 Handelsgesetzbuch (HGB) und § 147 Abgabenordnung (AO).

    Bitte beachten Sie:
    Informationen über die Verarbeitung personenbezogener Daten nach Art. 13 und 14 DS-GVO beim Besuch unserer Webseiten und des Webshops finden Sie in der dort zur Verfügung gestellten Datenschutzerklärung.

    5. Empfänger der Daten oder Kategorien der Empfänger

    Innerhalb unserer Unternehmensgruppe erhalten diejenigen Stellen Zugriff auf Ihre Daten, die diese zur Erfüllung der vertraglichen und gesetzlichen Pflichten benötigen.

    Darüber hinaus können wir Ihre personenbezogenen Daten an weitere Empfänger außerhalb des Unternehmens weitergeben, soweit dies zur Erfüllung der vertraglichen und gesetzlichen Pflichten erforderlich ist. Dies können z. B. sein:

    • Anwälte zur Klärung von Ansprüchen oder Beschuldigungen

    • Steuerberater und Wirtschaftsprüfer

    • Auftragsverarbeiter

    6. Dauer der Speicherung und Kriterien für die Festlegung der Speicherdauer

    Soweit erforderlich, verarbeiten und speichern wir personenbezogene Daten für die Dauer unserer Geschäftsbeziehung. Dies umfasst auch die Anbahnung und die Abwicklung eines Vertrages sowie Gewährleistungs- und Garantieansprüche.

    Zudem speichern wir personenbezogene Daten, soweit wir dazu gesetzlich verpflichtet sind. Entsprechende Nachweis- und Aufbewahrungspflichten ergeben sich aus dem Handelsgesetzbuch und der Abgabenordnung. Die dort vorgegebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation betragen sechs (6) Jahre gemäß den handelsrechtlichen Vorgaben nach § 257 HGB und bis zu zehn (10) Jahre aufgrund steuerlicher Vorgaben nach § 147 AO.

    7. Betroffenenrechte und Beschwerderecht

    Sie haben nach Maßgabe des Art. 15 DS-GVO das Recht, Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten zu erhalten. Sollten unrichtige personenbezogene Daten verarbeitet worden sein, steht Ihnen gemäß Art. 16 DS-GVO ein Recht auf Berichtigung zu.

    Liegen die gesetzlichen Voraussetzungen vor, so können Sie die Löschung gemäß Art. 17 DS-GVO oder die Einschränkung der Verarbeitung gemäß Art. 18 DS-GVO verlangen.

    Nach Art. 20 DS-GVO können Sie bei Daten, die auf der Grundlage Ihrer Einwilligung oder eines Vertrages automatisiert verarbeitet werden, das Recht auf Datenübertragbarkeit geltend machen.

    Zusätzlich haben Sie nach Art. 21 DS-GVO das Recht, Widerspruch gegen die Datenverarbeitung einzulegen. In diesem Fall haben Sie das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 S. 1 Buchstabe f DS-GVO (Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Interessenabwägung) erfolgt, Widerspruch einzulegen.

    Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, es liegen nachweisbar zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung vor, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

    Diese Rechte können Sie direkt beim Verantwortlichen formlos geltend machen. Ihre Anfrage sollte möglichst gerichtet werden an:

    Betroffenenrechte_DS-GVO@Ratioparts.de

    Wenn Sie der Auffassung sind, dass eine Datenverarbeitung gegen Datenschutzrecht verstößt, haben Sie das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Die für uns zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde erreichen Sie unter folgenden Kontaktdaten:

    Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
    Postfach 20 04 44
    40102 Düsseldorf
    Tel.: +49 211 38424-0
    Fax: +49 211 3824-10
    E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de

    8. Freiwilligkeit oder Verpflichtung zur Bereitstellung der Daten

    Für den Vertragsabschluss ist es erforderlich, dass Sie uns alle zur Durchführung des Vertrages notwendigen Informationen bereitstellen. Ohne diese Informationen, welche auch personenbezogene Daten beinhalten können, werden wir in der Regel den Abschluss des Vertrages ablehnen müssen oder einen bestehenden Vertrag nicht mehr durchführen können und gegebenenfalls beenden müssen.

    9. Hinweise auf das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling

    Es findet weder eine automatisierte Entscheidungsfindung noch ein Profiling statt.

    10. Übermittlung von Daten in ein Drittland

    Wir geben unter anderem im Rahmen folgender Verarbeitungstätigkeiten personenbezogene Daten nach Tschechien, Ungarn, Österreich bzw. in weitere Drittländer (weltweit) weiter:

    • Kundenstammdatenverwaltung

    • Kontaktdatenverwaltung

    • Kundenkommunikation

    • Kundenbeziehungsmanagement

    • Kundenbindungsmanagement

    • Kundenschulungen

    • Anfragen-, Angebots- und Auftragsmanagement

    • Kommissionierung

    • Auslieferungsmanagement

    • Reklamations- und Beschwerdebearbeitung

    • TeamViewer

    • E-Mail-Kommunikation

    Innerhalb unserer Unternehmensgruppe haben alle an diesen Verarbeitungstätigkeiten beteiligten Unternehmen einen Rahmenvertrag (Inter Company Contract) unterzeichnet. Darin sind neben den Regelungen bezüglich gegenseitiger Auftragsverarbeitungen gemäß Art. 28 DS-GVO sowie möglicher gemeinsamer Verantwortungen gemäß Art. 26 DS-GVO auch die Voraussetzungen für eine Datenübermittlung in Drittländer (EU-Standardvertragsklauseln gemäß Art. 44 ff. DS-GVO) vereinbart.

    Sofern Sie hierzu nähere Informationen wünschen, wenden Sie sich bitte an den Verantwortlichen. Ihre Anfrage sollte möglichst gerichtet werden an:

    Betroffenenrechte_DS-GVO@Ratioparts.de

    Änderungshistorie / Fortschreibung

    V 1.0 / 2020 – 04. Mai 2020: Erstveröffentlichung